FIRMENUMZUG FÜR GESCHÄFTSKUNDEN

Firmenumzug mit einem Umzugsunternehmen

Wer einen Firmenumzug plant hat vor allem einen Aspekt ganz besonders im Auge: die Zeit. Da während des Umzugs in der Regel nicht gearbeitet werden kann, kostet jeder zeitliche Verlust bares Geld. Die Mitarbeiter haben nichts zu tun und die Betriebsmittel werden nicht benutzt. Je länger der Umzug dauert, je ärgerlicher ist das für Firmeninhaber. Doch mit der richtigen Strategie und einem zuverlässigen Umzugsunternehmen klappt der Umzug wie am Schnürchen! Durch gutes Management und der Zusammenhalt des ganzen Teams lässt sich bereits vorab alles so organisieren, dass bei einem Firmenumzug gar nichts mehr schief gehen kann.

Ohne Umzugsunternehmen wird der Firmenumzug schwierig

Wer einen Firmenumzug gänzlich auf eigene Faust bzw. nur mit der Hilfe der eigenen Mitarbeiter stemmen möchte, verliert nicht nur wertvolle Zeit, sondern riskiert auch Unfälle. Wenn sich die Beteiligten nicht mit der Materie auskennen, können kostbare Gegenstände schneller zu Bruch gehen, als wenn ein geübter Möbelpacker behilflich ist. Unbedingt sollten sich Firmeneigentümer vorab überlegen, welche Schwierigkeiten im Hinblick auf die Versicherung der Mitarbeiter auf Verantwortliche zukommen können. Zudem hat nicht jeder Angestellte Lust darauf den eigenen Wirkungskreis auf das Möbeltragen sowie Auf- und Abbauen von Schränken und Co auszuweiten. Falls die Mitarbeiter nicht beim Firmenumzug mitwirken möchten, muss ohnehin ein professionelles Umzugsunternehmen aushelfen. Dieses kennt sich in der Regel wesentlich besser mit dem Verpacken, Transportieren und Aufstellen von Büromöbeln und Dekorationen aus. Auf diese Weise können auch Chefs einem Firmenumzug ganz entspannt entgegenblicken.

Firmenumzug planen ist das A und O

Bei einem Firmenumzug sollte der ganze Prozess mindesten zwei, besser drei bis sechs Monate im Voraus geplant werden. Genau dann ist es auch an der Zeit sich nach einem geeigneten Umzugsunternehmen umzusehen. Wenn die Mitarbeiter in die Planung mit einbezogen werden, weiß am Tag des Umzugs jeder genau, was zu tun ist – das spart nicht nur Zeit, sondern mindert auch das Risiko kleiner Engpässe und Abspracheprobleme erheblich. Sofern bei einem Firmenumzug spezielle Gegenstände eine Rolle spielen, wie zum Beispiel sensible Datenträger oder besonders wertvolle Geräte, sollte das im Voraus mit der Umzugsfirma und den Mitarbeitern besprochen werden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder werden die speziellen Gegenstände privat transportiert oder es muss ein Spezialunternehmen beauftragt werden. Im Zweifelsfall sollte bei einem Firmenumzug eine separate Versicherung abgeschlossen werden, um solche Güter adäquat abzusichern.

Beteiligte Unternehmen über Firmenumzug informieren

Bei einem Firmenumzug ist es besonders wichtig das alle Partner, Kunden und sonstige Anlaufstellen möglichst zeitnah über die neue Adresse informiert werden. Nur so kann im Zuge eines Firmenumzugs sichergestellt werden, dass vor oder nach dem Umzug keinerlei wichtige Post verloren geht. Nachdem die Mitarbeiter informiert wurden, sollten alle Kunden über den bevorstehenden Firmenumzug Kenntnis erlangen. Das kann entweder in allgemeiner Form geschehen, zum Beispiel durch eine Bekanntgabe auf der eigenen Website, oder direkt per Post bzw. E-Mail. Wer eine Kombination aus beiden Methoden anwendet, der geht sicher, dass sowohl Neu- als auch Bestandskunden von der neuen Adresse wissen. Neben den Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern muss noch eine ganze Reihe weiterer Kontakte über den Firmenumzug informiert werden. Hierzu gehören Banken, Versicherungen, Anwälte, Steuerberater, Kammern, Ämter und natürlich alle weiteren Vertragspartner sowie Dienstleister. Nicht ausgeschlossen ist der Gang zum Notar, um die Adresse auch im Handelsregister zu aktualisieren. Dass der bisherige Vermieter in Form einer Kündigung über den anstehenden Firmenumzug informiert werden muss, sollte selbstverständlich sein. Die Kündigung muss zudem rechtzeitig und am besten als Einschreiben beim Vermieter eingehen.

Alte Räumlichkeiten ordentlich entrümpeln

Auch im Falle einer notwendigen Entrümpelung steht ein professionelles Umzugsunternehmen gerne zur Seite. Es bietet sich an die Entrümpelung direkt nach dem Firmenumzug über die Bühne zu bringen. Auf diese Weise wird bares Geld gespart, denn es lohnt sich in der Regel nicht sämtliche Altlasten mit in die neuen Räume zu nehmen. Alles was nicht mehr benötigt wird, ist besser in einem Container und anschließend bei der Müllverwertung aufgehoben, als in den neuen Firmenräumen. Je mehr Dinge bei einem Firmenumzug zurückgelassen werden, desto mehr Ressourcen werden im Zuge des Transports, dem Verpacken und dem Auspacken gespart – hier ist die Rede von Zeit, Geld und Nerven. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollten beim Aussortieren alter Unterlagen allerdings unbedingt beachtet werden. Bei wichtigen Dokumente gilt hier: Im Zweifelsfall besser behalten. Anders sieht es natürlich mit nicht mehr funktionsfähigen Geräten oder unschönen Möbeln aus. Diese müssen den Firmenumzug nun wirklich nicht unnötig belasten.

Reinigung und Renovierung nach Firmenumzug nicht vergessen

Bereits vor einem Firmenumzug sollten sich Zuständige genau darüber informieren, welche Arbeiten in den alten und neuen Räumen noch erledigt werden müssen. Für privat muss ein Mietobjekt lediglich besenrein übergeben werden. Bei gewerblichen Mieträumen ist das allerdings anders. Der Zustand, in dem das Mietobjekt hinterlassen werden muss, hängt ganz von der Vereinbarung ab, die im Mietvertrag für den Zustand nach Kündigung definiert wurde. In der Regel muss das Mietobjekt in einem repräsentativen Zustand hinterlassen werden. Hier sollte ein Maler zum fachgerechten Streichen der Decken und Wände hinzugezogen werden. Sofern auch an dieser Stelle professionelle Hilfe benötigt wird, sollten alle Beteiligten frühzeitig engagiert werden. Genau wie Umzugsunternehmen haben auch Maler, Handwerker oder Reinigungsfirmen nicht sofort einen passenden Termin frei. Der Firmenumzug sollte daher unbedingt rechtzeitig angekündigt werden, damit alles termingerecht klappt.